Privacyverklaring en klachtenprocedure

Laatst bijgewerkt: 6 juli 2026

1. Wie zijn wij?

Osteopathie Koen Vessies hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken en welke rechten u heeft.

Verwerkingsverantwoordelijke

Osteopathie Koen Vessies
Koen Vessies MSc.Ost.
Molenstraat 1a
1911 BR Uitgeest
Telefoon: +31616022201
E-mail: [email protected]
Website: www.koenvessies.nl
KVK-nummer: 95220119

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Om u goede osteopathische zorg te kunnen bieden verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • naam;
  • adres;
  • postcode en woonplaats;
  • geboortedatum;
  • geslacht;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • BSN (indien wettelijk noodzakelijk);
  • naam van uw huisarts of verwijzer (indien van toepassing);
  • zorgverzekeraar (indien noodzakelijk voor declaraties of facturen);
  • medische voorgeschiedenis;
  • medicatiegebruik;
  • onderzoeksbevindingen;
  • behandelgegevens;
  • correspondentie;
  • factuur- en betaalgegevens.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede behandeling en een zorgvuldige praktijkvoering.

3. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

  • het uitvoeren van de behandelovereenkomst;
  • het opstellen en bijhouden van een medisch dossier;
  • het plannen van afspraken;
  • het onderhouden van contact met u;
  • het opstellen van facturen;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • kwaliteitsbewaking van de zorgverlening;
  • overleg met andere zorgverleners, uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is en met uw toestemming of wanneer de wet dit toestaat.

4. Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

  • uitvoering van de behandelovereenkomst;
  • wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit onder andere de WGBO;
  • gerechtvaardigde belangen, zoals een goede praktijkvoering;
  • uw toestemming, wanneer deze wettelijk vereist is.

5. Medisch dossier

Als zorgverlener zijn wij wettelijk verplicht een medisch dossier bij te houden. Dit dossier bevat uitsluitend gegevens die relevant zijn voor uw behandeling.

Het dossier wordt zorgvuldig bijgehouden en alleen ingezien wanneer dit noodzakelijk is voor uw behandeling.

6. Bewaartermijnen

Uw medisch dossier wordt volgens de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) in beginsel twintig jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier.

Financiële administratie en factuurgegevens worden gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn van zeven jaar bewaard.

Na afloop van de bewaartermijnen worden uw gegevens zorgvuldig vernietigd, tenzij een wettelijke verplichting of zwaarwegend belang een langere bewaartermijn vereist.

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik.

Hieronder vallen onder andere:

  • gebruik van een beveiligd elektronisch patiëntendossier;
  • beveiligde computers en netwerken;
  • sterke wachtwoorden;
  • waar mogelijk tweefactorauthenticatie;
  • regelmatige software-updates;
  • beperkte toegang tot patiëntgegevens;
  • versleutelde gegevensoverdracht waar mogelijk.

8. Gebruik van Crossuite

Voor het vastleggen van patiëntgegevens maken wij gebruik van het elektronisch patiëntendossier (EPD) Crossuite.

Met Crossuite is een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over de veilige verwerking van persoonsgegevens. Crossuite treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.

9. Verstrekking aan derden

Uw persoonsgegevens worden niet zonder uw toestemming aan derden verstrekt, tenzij:

  • dit noodzakelijk is voor uw behandeling;
  • u hiervoor toestemming heeft gegeven;
  • wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Indien noodzakelijk kunnen gegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:

  • uw huisarts;
  • een medisch specialist;
  • een andere behandelend zorgverlener;
  • een waarnemend osteopaat;
  • de softwareleverancier van het EPD;
  • een accountant of administratiekantoor (uitsluitend financiële gegevens).

10. Uw rechten

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht om:

  • uw persoonsgegevens in te zien;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • uw gegevens aan te vullen;
  • een kopie van uw dossier te ontvangen;
  • in bepaalde gevallen gegevens te laten verwijderen;
  • bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
  • eerder gegeven toestemming weer in te trekken, voor zover de verwerking daarop gebaseerd is.

Een verzoek kunt u indienen via [email protected].

Wij reageren uiterlijk binnen één maand op uw verzoek.

11. Klachten

Wanneer u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Osteopathie Koen Vessies.

Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien u inhoudelijk klachten heeft, volg dan onderstaande klachtenprocedure:

Klachtenprocedure Osteopathie Koen Vessies

Wij bij Osteopathie Koen Vessies streven naar de best mogelijke zorg en dienstverlening. Toch kan het voorkomen dat u niet volledig tevreden bent. Om uw klachten zo goed mogelijk te behandelen, hanteren wij onderstaande klachtenprocedure.

Stap 1: Bespreek uw klacht

Indien u een klacht heeft, nodig ik u uit om dit eerst rechtstreeks te bespreken met mij. Vaak kan een open gesprek misverstanden verduidelijken en uw zorgen wegnemen.

  • Hoe? Bespreek de klacht tijdens een consult of neem telefonisch contact op via 0616022201.
  • Wanneer? Wij adviseren u om uw klacht zo snel mogelijk na het voorval te melden, zodat we deze adequaat kunnen behandelen.

Stap 2: Schriftelijke indiening van de klacht

Als het bespreken van uw klacht geen bevredigende oplossing biedt, kunt u uw klacht schriftelijk indienen.

  • Hoe? Stuur een e-mail naar [email protected].
  • Wat opnemen?
    • Uw naam, contactgegevens en de datum van het voorval.
    • Een heldere beschrijving van de klacht.
    • Eventuele relevante documenten (zoals correspondentie).

Wij bevestigen de ontvangst van uw klacht binnen 5 werkdagen.

Stap 3: Behandeling van de klacht

Na ontvangst van uw klacht ondernemen wij de volgende stappen:

  1. Analyse: Uw klacht wordt zorgvuldig geanalyseerd en, indien nodig, besproken met betrokken medewerkers.
  2. Reactie: Binnen 10 werkdagen ontvangt u een schriftelijke reactie met onze bevindingen en eventuele oplossingen of maatregelen.
  3. Vervolgafspraak: Indien nodig plannen wij een gesprek om de uitkomst persoonlijk toe te lichten.

Stap 4: Externe klachtenbemiddeling

Indien u niet tevreden bent met de afhandeling, kunt u uw klacht voorleggen aan een onafhankelijke instantie:

  • Klachtencommissie: Osteopathie Koen Vessies is aangesloten bij de Nederlandse Osteopathie Federatie (NOF). Conform de Wet kwaliteit klachten en geschillen in de zorg (Wkkgz) zijn alle NOF geregistreerden aangesloten bij een onafhankelijke geschilleninstantie, namelijk de Geschilleninstantie Zorggeschil
  • Contactgegevens klachtencommissie:

De klachtencommissie onderzoekt uw klacht objectief en zal trachten tot een oplossing te komen.

Uw rechten

  • Het indienen van een klacht heeft geen invloed op de behandeling die u ontvangt.
  • Uw klacht wordt vertrouwelijk behandeld.
  • U kunt altijd een vertrouwenspersoon inschakelen indien u dat prettig vindt.

Heeft u nog vragen over deze klachtenprocedure? Neem gerust contact op via 0616022201 of [email protected].

12. Website

Wanneer u gebruik maakt van het contactformulier op onze website verwerken wij uitsluitend de gegevens die u zelf invult om uw vraag te beantwoorden of een afspraak met u te maken.

Onze website kan gebruikmaken van functionele en analytische cookies. Indien trackingcookies worden gebruikt, vragen wij hiervoor vooraf uw toestemming.

13. E-mail

Hoewel wij zorgvuldig omgaan met e-mailverkeer, is e-mail niet altijd een volledig beveiligd communicatiemiddel. Wij adviseren daarom geen uitgebreide medische informatie via onbeveiligde e-mail te versturen.

14. Datalekken

Indien zich onverhoopt een datalek voordoet dat een hoog risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, zullen wij handelen volgens de wettelijke verplichtingen uit de AVG. Indien noodzakelijk wordt u hierover geïnformeerd.

15. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd wanneer wet- en regelgeving of onze dienstverlening daarom vragen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via www.koenvessies.nl.